HUISHOUDELIJK REGLEMENT D.O.S. Valthe
De vereniging
Artikel 1
De Vereniging bestaat uit twee afdeling. Afdeling Gymnastiek/turnen en afdeling Volleybal. Het verenigingsbestuur van D.O.S. wordt gevormd door beide afdelingen.
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 2
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de geldende regels voor gebruik van de zaal die ter kennis van de leden zijn gebracht en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of door zijn geautoriseerde commissies.
Artikel 3
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministrateur op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie te voldoen, d.m.v. automatische incasso, tijdens het verenigingsjaar. Naast de contributie betalen senior-, junior, aspirant leden de bondscontributie en/of wedstrijdgelden, welke door de vereniging aan de bonden wordt afgedragen.
Opzegging van het lidmaatschap dient één maand voor de volgende contributie-inning schriftelijk te gebeuren door inlevering van een afmeldingsformulier bij de ledenadministrateur van de betreffende afdeling.
Voor bondscontributie en/of wedstrijdgelden geldt dat opzegging van het lidmaatschap voor 1 september van het jaar dient te gebeuren. Opzeggingen na 1 september betekent dat de bondscontributie en/of wedstrijdgelden voor het komend wedstrijdseizoen moet worden voldaan.
Artikel 4
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie en wedstrijdcommissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Vergaderingen
Artikel 5
De afdelingsvergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. Het totaal bestuur komt minimaal één keer per jaar bijeen.
Artikel 6
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen voor de datum der vergadering. Van deze regel kan worden afgeweken, indien alle bestuursleden met een andere wijze van bijeenroepen instemmen. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 7
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf senior-, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor algemene vergadering.
Artikel 8
Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen- of een zodanig benoemde is gekozen met minstens tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen -blanco stemmen daaronder niet begrepen- en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
Artikel 9
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 10
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 11
De algemene vergadering en het bestuur kunnen commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. De commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie wordt geregeld of gewijzigd. De commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 12
De commissies stellen in overeenstemming met hun opdracht zelf een taakomschrijving op, waarin hun werkzaamheden nader worden omschreven. Een afschrift van deze taakomschrijving en latere wijzigingen / aanvullingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever.
Artikel 13
De voorzitters van de commissies, kunnen deel uit maken van het bestuur.
Artikel 14
De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 2 van de statuten, bestaande uit minimaal twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Besluitvorming
Artikel 15
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 16
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blancostemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 17
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 18
A. Het verenigingsbestuur wordt gevormd door:
Het dagelijksbestuur:
a. Voorzitter
b. Secretaris
c. Penningmeester
En de bestuursleden
Afdeling Gymnastiek/turnen
Afdeling Volleybal
Elke afdeling heeft een afdelingsbestuur die alle zaken behartigt om de afdeling goed te laten functioneren. Functies zijn omschreven in het functieboek bestuur.
B. Bestuurssamenstelling Afdeling Gymnastiek/turnen
a. Voorzitter (is verenigingsvoorzitter)
b. Secretaris (is verenigingssecretaris)
c. Budgetbeheerder (is verenigingpenningmeester)
d. Ledenadministrateur gymnastiek
e. Vertrouwenspersoon afdeling gymnastiek/turnen/volleybal
f. Contactpersoon turnen
g. Arbo en RI&E coördinator
C. Bestuurssamenstelling Afdeling Volleybal
a. Voorzitter
b. Secretaris
c. Wedstrijdsecretaris
d. Budgetbeheerder
e. Ledenadministrateur volleybal
f. Scheidsrechtercontactpersoon
g. Jeugd- en minicontactpersoon
h. Seniorencontactpersoon
D. Een bestuurslid mag meerdere functies binnen elke afdeling bekleden.
E. Het bestuur kan, ter behartiging van zaken die geen uitstel dulden en ter verhoging van een slagvaardig beleid, uit zijn midden een dagelijks bestuur (DB) benoemen. Het DB bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester van de afdeling gymnastiek/turnen, informeert het bestuur zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de eerstvolgende bestuursvergadering over zijn optreden en bevindingen.
F. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem;
G. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
H. Ieder jaar treden tenminste twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig.
I. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
J. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
K. Bestuursleden die een werkovereenkomst hebben met de vereniging (bv. trainer), hebben geen stemrecht bij financiële en/of personele agendapunten.
Artikel 19
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter (of van een ander bestuurslid) worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 20
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 21
De penningmeester is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen tot € 5.000,-- per geval. Boven de € 5.000,-- is een tweede handtekening vereist. Ieder bestuurslid is hiertoe bevoegd.
Verplichtingen van het bestuur en/of de commissies
Artikel 22
Het bestuur en de commissies zijn verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratiebij te houden van:
namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personenpresentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
de bezittingen en schulden alsmede de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.
Trainers
Artikel 23
Trainers van de afdeling gymnastiek/turnen dienen in het bezit te zijn van een door de bond goedgekeurd certificaat of moeten voldoen aan de eisen gesteld in het functieboek. Trainers van de afdeling volleybal dienen in het bezit te zijn van een door de bond goedgekeurd certificaat of moeten voldoen aan de eisen gesteld in het functieboek.
Aanmeldingsformulier
Artikel 24
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 3 van de Statuten, dient vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum, bank- of gironummer.
Vaststelling
Artikel 25
Aldus vastgesteld door de algemene jaarvergadering op 09-03-2010 te Valthe
en aanvullend op de jaarvergadering op 04-03-2014 te Valthe.